Webサイトリニューアルの提案依頼（RFP）サンプルとポイント

リニューアル公開日：2024/05/17

1 RFP（提案依頼書）とは？
- 1.1 RFPの定義と役割
  - 1.1.1 RFPの主な目的
2 サンプルRFP（Wordファイル形式）
3 効果的なRFPの必須項目
4 RFP作成における注意点
- 4.1 よくある失敗とその対策
5 RFPに関するよくある質問
6 まとめ

RFP（提案依頼書）とは？

RFPの定義と役割

RFPとは「提案依頼書」のことです。企業がWebサイトのリニューアルを行う際、外部の制作会社にプロジェクトの提案を依頼するための公式文書です。RFPには以下の情報が含まれます：

具体的な要件：どのような機能やデザインが必要か。
期待される成果物：最終的にどのようなWebサイトが出来上がるか。
スケジュール：プロジェクトの進行に必要な期間。
予算：プロジェクトにかかる費用。

RFPを作成することで、企業は制作会社に対して明確な指示を出すことができます。また、複数の制作会社から提案を受け、その中から最適なパートナーを選ぶための重要な資料にもなります。

RFPの主な目的

要件の明確化：リニューアルプロジェクトの目的や要件を明確にします。
制作会社の選定：複数の提案を比較し、最適な制作会社を選ぶための基準を提供します。
コスト管理：プロジェクトにかかる費用を明示し、予算内での実施を促します。
スケジュール管理：プロジェクトの進行状況を管理し、納期を守るための計画を立てます。

以下の表はRFPに含まれる主要な項目をまとめたものです。

項目	内容
プロジェクト概要	リニューアルの背景、目的、範囲
要件	必要な機能、デザイン、技術仕様
成果物	期待される最終成果物、納品物
スケジュール	プロジェクトの開始日、終了日、主要なマイルストーン
予算	プロジェクトにかかる総費用、支払い条件
法務事項	契約条件、著作権、データ保護に関する取り決め
コミュニケーション	定期的な報告方法、連絡手段、ミーティングの頻度

サンプルRFP（Wordファイル形式）

テンプレートとして利用できるRFPのサンプルを、Wordファイルとして作成いたしましたので、自由にご利用ください。

Webサイトリニューアル提案依頼書（RFP）テンプレート_ver1.1

効果的なRFPの必須項目

プロジェクトの課題（背景）と目的の明確化

課題・背景

プロジェクトの背景を説明することで、制作会社に現状と問題点を理解してもらいます。背景には、現行のWebサイトが抱える課題や改善の必要性を記載します。

よくある課題・背景としては次のような内容があります。

デザインが古い：ユーザーが使いにくい、見た目が時代遅れ。
ページの読み込みが遅い：サイトが重くて表示に時間がかかる。
モバイル対応が不十分：スマートフォンやタブレットでの表示が最適化されていない。
SEOが弱い：検索エンジンの結果に表示されにくい。
セキュリティが心配：古いシステムで安全性が低い。

実際の文章例：
現在のWebサイトは2015年に作成されたもので、デザインが古く、スマートフォンでの表示が最適化されていません。また、ページの読み込み速度が遅く、ユーザーの離脱率が高くなっています。

目的

プロジェクトの具体的な目的を設定します。目的が明確であるほど、制作会社は適切な提案を行いやすくなります。目的には、改善したい点や達成したい成果を記載します。

よくある目的としては次のような内容があります。

ユーザー体験（UX）の改善：サイトを使いやすくし、訪問者が目的の情報をすぐに見つけられるようにする。
SEOの強化：検索エンジンでの順位を上げ、より多くの訪問者をサイトに呼び込む。
モバイル対応：スマートフォンやタブレットでも見やすく、使いやすいデザインにする。
ブランドイメージの向上：企業のイメージに合ったデザインに変更する。
コンバージョン率の向上：商品の購入や問い合わせなど、ユーザーの行動を促す仕組みを強化する。

実際の文章例：
Webサイトのデザインを現代的で使いやすいものに改善し、全てのデバイスで最適に表示されるようにする。また、ページの読み込み速度を向上させ、ユーザーの離脱率を減少させる。

プロジェクト概要の例

項目	詳細
背景・課題	現在のWebサイトは2015年作成でデザインが古く、スマートフォン対応が不十分。ページ読み込みが遅く、ユーザー離脱率が高い。
目的	現代的で使いやすいデザインに改善し、全デバイスで最適表示。ページ読み込み速度を向上させ、ユーザー離脱率を減少。

要件と仕様

技術要件

技術要件は、Webサイトの機能や動作に関する詳細な指示です。これには、使用するシステムやデザインの方針などが含まれます。

CMS選定：
CMS（コンテンツ管理システム）は、Webサイトのコンテンツを管理するためのソフトウェアです。例えば、WordPressやJoomlaなどがあります。自社のニーズに合ったCMSを選びます。

例）私たちのWebサイトは、使いやすさと拡張性を重視して、WordPressを使用します。

レスポンシブデザイン：
レスポンシブデザインとは、スマートフォンやタブレットなど、異なる画面サイズに合わせてWebサイトの表示を最適化する方法です。

例）Webサイトはすべてのデバイスで見やすく、操作しやすいデザインにします。

機能要件

機能要件は、Webサイトに必要な機能を具体的に説明します。これには、ユーザーがサイトでできることや、システムの動作に関する要件が含まれます。

ユーザー認証：
ユーザーがログインや登録を行える機能。

例）メールアドレスとパスワードでの登録・ログイン機能を実装。

検索機能：
サイト内のコンテンツを検索できる機能。

例）キーワード検索とフィルタリング機能を提供。

ショッピングカート：
商品を購入するためのカート機能。

例）商品をカートに追加し、購入手続きを行う機能を実装。

お問い合わせフォーム：
ユーザーが問い合わせを送信できる機能。

例）名前、メールアドレス、メッセージ内容を入力できるフォームを設置。

非機能要件

非機能要件は、Webサイトの性能や運用に関する要件です。これには、速度、安全性、可用性などが含まれます。

速度：
サイトの読み込み速度に関する要件。

例）ページの読み込み時間は3秒以内にする。

安全性：
データの保護やセキュリティに関する要件。

例）SSL証明書を使用し、データの暗号化を行う。

可用性：
サイトの稼働率に関する要件。

例）年間の稼働率を99.9％以上にする。

デザイン要件

デザイン要件は、Webサイトの見た目や使いやすさに関する指示です。ブランドのイメージを反映し、ユーザーが使いやすいデザインにすることが重要です。

ブランドガイドライン：
ブランドガイドラインは、企業のブランドイメージを守るためのルールです。ロゴの使用方法や色の選び方などが含まれます。

例）新しいWebサイトは、企業のブランドガイドラインに従い、指定された色とフォントを使用します。

ユーザビリティ：
ユーザビリティは、ユーザーがWebサイトを使いやすいと感じるかどうかです。直感的なナビゲーションやアクセスしやすい情報が重要です。

例）ユーザーが目的の情報を3クリック以内で見つけられるようにします。

サンプル：要件と仕様の例

項目	詳細
機能要件	ユーザー認証、検索機能、ショッピングカート、お問い合わせフォーム
非機能要件	速度：ページ読み込み3秒以内安全性：SSL証明書の使用、データ暗号化可用性：稼働率99.9％以上
デザインガイドライン	ブランドカラー：青と白フォント：明朝体レスポンシブデザインユーザビリティ：シンプルなナビゲーション

選定基準

複数の制作会社の中から選定するにあたり、どのような点を特に重要視するかについて明記しましょう。

提出される提案資料の、重要視するポイントについての内容が濃くなりますので、あとで追加で説明を求める手間が減ります。

過去の実績：
自社と同様の事例に近い実績が多い会社か。

例）過去に手がけたWebサイトの一覧と詳細を教えて下さい。

提案の独創性：
クリエイティブで新しいユニークなアイデアが含まれているか。

例）ユーザー体験を向上させるための新しいデザインや機能の提案をしてください。

技術的な能力：
制作会社の技術的な知識と経験。

例）使用する技術や開発環境に関する説明をお願いします。

予算の適合性：
提案が予算内であるか、コストパフォーマンスが良いか。

例）提案された費用が予算内であり、コストに見合う価値があるかをわかりやすく説明してください。

納期の遵守：
提案されたスケジュールが現実的で、納期を守ることができるかを評価します。

例）プロジェクトのスケジュールが現実的であるか、過去に納期を守っているか、また希望よりも早くできる可能性があるかどうかを提示してください。

スケジュールと予算

希望するスケジュール・納期

プロジェクトの進行を管理するために、希望するスケジュールを明記します。

いざ契約をしてから、想定していた納期と大きく違った、ということになっては大変です。予め希望するスケジュールで納品が可能なのかどうかについても確認できるようにしておきましょう。

支払い方法

希望する支払い方法を設定することで、制作会社との間でスムーズな取引が可能になります。

支払いをプロジェクトの進行に応じて段階的に行うのか、それとも制作会社に開始時と納品時に半金ずつを支払うのか、決算の都合などによっても変わってくる可能性があります。

予算

予算範囲を明確に設定することで、制作会社が提案する内容を現実的なものにします。

予算を最初に提示すると、足元を見られないか不安ではあると思いますが、複数社からの提案を受けることで費用感もわかってきますので、なるべく予算を示したほうが現実的です。

また費用感がわからず予算を設定しにくい場合でも「いくら以上は出せない」というラインを設定しておくことは重要です。

また「プロジェクト全体の予算」と「イニシャル費用、維持費用など項目ごとの予算」についても明記しましょう。

全体予算：
プロジェクト全体の予算です。

例）プロジェクト全体の予算は500万円です。

各項目の予算：
イニシャル費用、維持費用など、各項目にどれだけの費用がかかるかを設定します。

例）ホームページ制作に300万円、保守費用に50万円、広告費に150万円です。

サンプル：スケジュールと予算の例

項目	詳細
想定プロジェクト開始日	2024年6月1日
デザイン完成日	2024年7月15日
開発完了日	2024年9月30日
テスト開始日	2024年10月1日
希望する納期	2024年11月30日
契約時の支払い	全体の30％
プロジェクト半ばの支払い	全体の40％
完成時の支払い	全体の30％
全体予算	500万円
制作費	300万円
保守費用	50万円
広告費	150万円

法務事項

契約条件

契約条件は、プロジェクトの進行中にトラブルを防ぐために重要です。契約書に詳細を明記し、双方が同意することが大切です。

契約書の作成：
すべての合意事項を文書化し、正式な契約書を作成します。これには、プロジェクトの範囲、スケジュール、費用、支払い条件が含まれます。

例）契約書には、プロジェクトの開始日、完了日、費用の詳細、および支払い条件を明記します。

契約解除の条件：
契約解除に関する条件を明確にします。これには、どのような場合に契約を解除できるか、解除に伴う費用や手続きが含まれます。

例）プロジェクトが期限内に進行しない場合、または品質が規定に満たない場合には、契約を解除できることを明記します。

知的財産権

知的財産権に関する取り決めは、Webサイトのコンテンツやデザインの所有権を明確にするために重要です。これにより、後で発生する可能性のある著作権の問題を防ぐことができます。

著作権の帰属：
プロジェクトで作成されたすべてのコンテンツやデザインの著作権が誰に帰属するかを明記します。

例）プロジェクトで作成されたすべてのデザイン、テキスト、画像の著作権は、契約者（企業）に帰属することを明記します。

使用権の範囲：
制作会社がどの範囲でコンテンツやデザインを使用できるかを明確にします。

例）制作会社は、プロジェクトで作成したコンテンツやデザインを自社の実績として使用することができるが、商業利用は認めない。

データ保護

データ保護は、企業やユーザーの個人情報を安全に管理するために重要です。これにより、データ漏洩や不正アクセスを防ぐことができます。プライバシーマークなどを取得している場合、その兼ね合いも発生すると思います。

データの取扱い：
プロジェクトで取り扱うデータの種類とその保護方法を明確にします。

例）顧客の個人情報は暗号化され、厳重に管理されることを明記します。

データの保存と削除：
プロジェクト終了後のデータの保存期間と削除方法を明確にします。

例）プロジェクト終了後、顧客データは6ヶ月間保存され、その後完全に削除されることを明記します。

サンプル：法務事項の例

項目	内容
契約条件	契約書の作成、契約解除の条件
知的財産権	著作権の帰属、使用権の範囲
データ保護	データの取扱い、データの保存と削除

会社概要

事業内容

現在会社が行っている事業の全体説明と、主力事業などの説明を行いましょう。「主力でない事業のプロジェクトで予算がないのだな」など理解しやすいです。

企業のビジョン

企業のビジョンは、将来的な目標や方向性を示します。ビジョンを明確にすることで、制作会社は企業の長期的な目標を理解し、それに沿った提案を行うことができます。

ミッション

企業のミッションは、日々の活動の中で何を大切にしているかを示します。ミッションを明確にすることで、企業の価値観や取り組み姿勢を伝えることができます。

サンプル：会社概要の例

項目	詳細
事業内容	Webサイトの設計・開発、SEO対策、コンテンツ作成、オンライン広告の運用など。
ビジョン	最新の技術と優れたデザインを組み合わせ、ユーザーにとって使いやすく魅力的なWebサイトを提供する。
ミッション	お客様のビジネスをサポートし、デジタルの力を活用して新しい価値を創造する。

ターゲット

ターゲットは、これからリニューアルするWebサイトが主に対象とするユーザー層のことです。詳細に記載することで、制作会社が具体的なユーザー像を理解し、適切なデザインや機能を提案できます。

ペルソナ：
ペルソナは、ターゲットユーザーの典型的なプロフィールを具体化したものです。名前や年齢、職業、趣味、ニーズなどを設定します。

ユーザージャーニー：
ユーザージャーニーは、ユーザーがWebサイトを利用する際の具体的な行動や体験を示します。これにより、ユーザーがどのようにサイトを利用し、どのような情報を求めているかがわかります。

サンプル：対象ユーザーの例

項目	詳細
ペルソナ	名前：山田太郎年齢：35歳職業：IT企業のマネージャー趣味：読書、ジョギングニーズ：効率的に情報を得られるサイト、モバイルでの利用が多い
ユーザージャーニー	初訪問：検索エンジンから訪問し、トップページを閲覧情報収集：製品ページやブログ記事を読み、詳細情報を収集問い合わせ：お問い合わせフォームから質問を送信購入：オンラインショップで商品を購入

期待する成果

具体的な KPI や KGI

KPI（重要業績評価指標）やKGIを設定することで、制作会社は優先順位を理解することができますので、予算の割り振りなど効果的な提案を行いやすくなります。

訪問者数の増加：
新しいWebサイトによって、月間の訪問者数を増やすことを目標とします。

コンバージョン率の向上：
サイト訪問者が実際に購入や問い合わせを行う割合を高めます。

ページの読み込み速度：
ユーザー体験を向上させるために、ページの読み込み速度を改善します。

直帰率の低減：
サイトに訪れたユーザーが最初のページだけを見て離れる割合を減らします。

成功指標

プロジェクトの成功を判断するための具体的な指標を設定します。これにより、目標の達成状況を定量的に評価できます。

ユーザー満足度：
ユーザーアンケートやフィードバックを通じて、ユーザーの満足度を測定します。

検索エンジンの順位：
SEO対策により、主要なキーワードでの検索エンジンの順位を向上させます。

ソーシャルメディアの反響：
新しいWebサイトがソーシャルメディアでどのように評価されているかを確認します。

サンプル：期待する成果の例

項目	目標値・成功指標
訪問者数の増加	現在：1万人/月目標：1.5万人/月
コンバージョン率の向上	現在：2％目標：3％
ページの読み込み速度	現在：5秒目標：3秒以内
直帰率の低減	現在：50％目標：40％
ユーザー満足度	ユーザーアンケートの満足度スコアが75％以上を目指す
検索エンジンの順位	主要キーワードでトップ10に入る
ソーシャルメディアの反響	シェア数やコメント数がリニューアル後1ヶ月以内に10％増加することを目指す

既存システムとの統合

既存のITインフラ

新しいWebサイトを既存のITインフラと統合するための要件を明確にします。これにより、システム間の連携がスムーズになり、トラブルを防ぐことができます。

サーバー環境：
新しいWebサイトが現在使用しているサーバー環境に適合する必要があります。

ネットワーク構成：
新しいWebサイトが既存のネットワーク構成と互換性を持つ必要があります。

既存システムとの互換性

既存システムとの互換性を確保するための要件を設定します。これにより、新しいWebサイトが現在のシステムと円滑に連携できるようになります。

データベースの統合：
新しいWebサイトが既存のデータベースと統合できるようにします。

APIの利用：
既存システムとのデータ連携のためにAPIを使用します。

ユーザー認証システム：
既存のユーザー認証システムと新しいWebサイトの統合を行います。

サンプル：既存システムとの統合の例

項目	詳細
サーバー環境	Linuxベース、PHPとMySQLを使用
ネットワーク構成	ファイアウォール設定、VPN接続を考慮し、セキュリティを確保
データベースの統合	現在のデータベースはMySQL、新しいWebサイトもMySQLと連携
APIの利用	RESTful APIを利用して顧客管理システムとデータ連携
ユーザー認証システム	既存のLDAPサーバーを利用してユーザー認証を行う

コミュニケーションプラン

定期的な報告

プロジェクトの進行状況を把握しやすくするために、定期的な報告を行います。報告の頻度や内容を明確にすることで、双方が常に同じ情報を共有できます。

週次報告：
毎週、進捗状況や問題点を報告します。

月次報告：
毎月、詳細な進捗報告と次のステップの計画を共有します。

ミーティングのスケジュール

定期的なミーティングを設定し、直接コミュニケーションを取ることで、問題の早期発見と迅速な対応が可能になります。

週次ミーティング：
プロジェクトチーム全体での進捗確認ミーティング。

月次レビュー：
プロジェクトの全体的な進捗を評価し、次のステップを計画するためのミーティング。

臨時ミーティング：
緊急の問題が発生した場合に開催するミーティング。

連絡手段

効果的なコミュニケーションを確保するために、使用する連絡手段を明確にします。これにより、情報の伝達がスムーズになり、誤解を防ぐことができます。

メール：
公式な報告や重要な連絡に使用。

チャットツール：
日常的なコミュニケーションや迅速なやり取りに使用。

電話会議：
緊急の連絡や詳細な打ち合わせに使用。

サンプル：コミュニケーションプランの例

項目	詳細
週次報告	毎週金曜日に進捗レポートをメールで提出
月次報告	毎月末に進捗状況、達成したマイルストーン、次月の計画を記載した報告書を提出
週次ミーティング	毎週月曜日の午前10時からオンラインで1時間の進捗確認ミーティングを開催
月次レビュー	毎月第1水曜日の午後2時から2時間、プロジェクト全体のレビューを行う
臨時ミーティング	問題が発生した際に、即座に対応できるよう臨時ミーティングを設定
メール	進捗レポートや重要な決定事項はすべてメールで共有
チャットツール	SlackやTeamsなどのチャットツールを利用して日常のやり取りを行う
電話会議	重要な問題が発生した際には、電話会議で迅速に対応

RFP作成における注意点

よくある失敗とその対策

曖昧な要件

要件が曖昧だと、制作会社が何を求められているのかを理解しにくくなります。これにより、完成したWebサイトが期待にそぐわないものにながあります。要件を具体的に記述し、曖昧な表現を避けます。詳細な仕様や要望をリスト化し、必要な機能やデザインを明確にします。

例）

曖昧な要件：「使いやすいデザインにする」
具体的な要件：「ユーザーが3クリック以内で目的のページにたどり着けるようにする」

過剰な要求

要求が過剰だと、制作会社が対応できず、プロジェクトが遅延したり、予算を超過する可能性があります。現実的な範囲で要求を設定し、制作会社が対応可能かを確認します。優先順位をつけて、必須項目と希望項目を分けます。

例）

過剰な要求：「すべてのページにアニメーションを導入し、完全にカスタマイズされた機能を追加する」
現実的な要求：「主要なページに簡単なアニメーションを導入し、基本的なカスタマイズを行う」

評価基準の不明確さ

評価基準が不明確だと、公平な選定が難しくなり、最適な制作会社を選べない可能性があります。評価基準を明確にし、公平な選定プロセスを確保します。具体的な評価項目と配点を設定し、提案を客観的に評価します。

例）

不明確な評価基準：「提案内容が良いかどうかを評価する」
明確な評価基準：「過去の実績（30点）、提案の独創性（20点）、技術的な能力（20点）、予算内での達成可能性（15点）、納期の遵守（15点）」

RFPに関するよくある質問

小規模なリニューアルでもRFPは必要か？

小規模なリニューアルでも、明確な要件定義と適切なパートナー選びは重要です。RFPは、これを助けるツールとなります。

RFPでの予算設定のポイントは？

RFPでは、現実的な予算範囲を設定し、重要な要件に優先順位をつけます。これにより、予算内で効果的なプロジェクトが実現します。

RFPを自社で作成する場合のポイントは？

自社でRFPを作成する場合、明確な要件定義を行い、現実的な予算と納期を設定し、評価基準を適切に設けます。これにより、プロジェクトが成功しやすくなります。

まとめ

Webサイトリニューアルにおいて、効果的なRFPの作成は成功への第一歩です。明確な要件定義と適切なパートナー選びが、プロジェクトの円滑な進行と高品質な成果物を保証します。この記事が、あなたのWebサイトリニューアルプロジェクトの成功に貢献できることを願っています。

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