IT企業おすすめ！コミュニケーション＆業務効率アップしたオフィス席替え方法

WEB企画では半年ほど前にオフィスの席替えをしました。今回は、席替えによって得られたメリットと課題をご紹介します。

席替えの目的はチーム内の「報連相の活性化」

席替えの目的は、チーム内の報連相を活性化さかせることで業務効率を上げるというものでした。

私たちの業務内容やチーム構成について簡単にご紹介します。

【業務内容やチーム構成について】
• 業務内容はホームページ制作やウェブ広告運営、メディア運営など
• 1チーム3～7名程度
• プロジェクトは基本的に2～4名体制
• 業務の相談は各メンバーに直接

上述の通り、基本的にパソコンを使っているため、打ち合わせにはパソコンは必須。少人数体制でプロジェクトを動かしているためミーティングはそこまで多く必要ない状況です。

社内打ち合わせ用にソファ席を用意してみましたが、基本的にパソコン上で資料を見ながらの打ち合わせが多いため、自席での打ち合わせが多くなり、あまり活用されていませんでした。

【席替え前】チームごとに向かい合って島をつくった状態

以前は、チームごとに向い合って島をつくっており、全員が向かい合っているため、ディスプレイで顔が半分くらいしか見えなくても、在席中かどうかは確認でき、雑談程度は簡単にできました。

ただ、雑談や隣の人との相談はしやすかったのですが、向かいの席の人に相談する際に、同じパソコンの画面を見ながら行うには移動が手間でした。

【席替え後】チームごとで背を向けた状態

席替えの配置の変更は下図のように行いました。

島ではなく、チームごと背を向けて座った状態にしました。

【席替えのメリット】後ろを振り向くだけで打ち合わせができるようになった

席替えのメリットは、後ろを振り向くだけですぐに打ち合わせができること。自分の使い慣れたパソコンを見ながらアドバイスをもらったり相談をすることができます。

メリット(1) 移動距離が減ったことで、質問・相談がしやすくなった

席替え前は、向かいの席に行くためには島をグルっと回る必要がありました。

席替え後は、どの席に行くにも楽に行くことができるようなりました。

質問や相談はパソコンを見ながらになるため、質問する方、される方どちらかが席を移動する必要がありました。席替えをしたことで距離が短くなり、呼ぶ方、呼ばれる方ともに負担が減り、質問や相談が気軽にできるようになりました。

結果、簡単に呼びかけて質問や相談をすることができるため、新人さんが呼びづらいために1人で迷うといった時間を減らすことができました。

メリット(2) 自席の近くで質問・相談が行われるため、いろんな人の意見が聞ける

基本的にプロジェクトの担当者で打ち合わせを行うのですが、自席の近くで意見が飛び交っている状態。会話を聞いて、近くの席の人がアドバイスをしたり、打ち合わせ中の意見を聞いて他のプロジェクトの参考にしたり、さらに後ろを振り向けば打ち合わせに飛び入り参加もできるようになったことで、情報共有が自然と増えました。

メリット(3) 作業中の画面が見えるため途中経過が見やすくなった

席替え前は、向かいの席の人のパソコンの画面を見る機会はあまりありませんでした。席替え後は、後ろを振り向いたり、通路をして通過する際に、作業の様子を見ることが出来るため、途中経過が自然と目に入るようになりました。報告前に案件の進捗を把握することができたり、時には、自分が使っていないツールや方法を発見する機会ができた、など、自然と情報が共有できるようになりました。

【席替え後の課題】後ろの人とのコミュニケーションの難しさ

席替えによって目的としていた「業務効率のアップ」は達成でき、情報共有も自然と出来る状態になりました。ですが、チームが背を向けて座ることで課題もあります。

課題(1) 呼びかけられないと様子がわからない

向かい合った席の場合、チームの人が目に入るため、表情や動作などで状況を把握できていました。今は、横にいる人の様子は常時わかりますが、後ろの席にいる人は呼びかけられないと、困っているや忙しそうなどの状況を把握することが難しくなりました。

課題(2) 作業をしながら話すというのが難しくなった

今まではちょっとした雑談はパソコン操作をしながら可能だったものが、背を向けて座ったことで、どうしても後ろの人とのコミュニケーションは少なくなってしまいました。そこで最近は、チーム間のコミュニケーションを増やすため、朝礼をチームごとで行うなどして改善しています。
また、他のチームとはコミュニケーションが取りやすくなり、チームを飛び越えての交流が生まれやすくなったというメリットも生まれました！

席替えをしてみて…

今回席替えをしてみて、席が変わるだけで、コミュニケーションの量や相手が大きく変わることがわかりました。（パソコンが業務に必須というIT系ならではの席配置かもしれません。）
チーム間のコミュニケーションを増やしたい、業務効率アップしたいとお考えのIT企業の方は試してみてはいかがでしょうか！！？